آنچه باید بدانیم.

مدیریت کسب و کار و مسئله حواس پرتی نیروی انسانی همیشه دغدغه مهمی محسوب می شود. نکته جالب اینکه گاهی اوقات کارآفرینان و مدیران اصلی شرکت ها نیز با چنین مسئله ای درگیر هستند. انجمن کارآفرینان جوان در این مقاله به بررسی مهمترین تکنیک ها برای پیشگیری از حواس پرتی در محیط کار پرداخته اند. در ادامه نکات موردنظر را مورد بررسی قرار خواهیم داد.  

1.    استفاده از سیستم چراغ ترافیک.

اغلب مردم تجربه ایستادن پشت چراغ قرمز راهنمایی و رانندگی را دارند. این چراغ ها برای مدیریت ترافیک دارای اهمیت حیاتی هستند. وقتی چراغ قرمز است، هیچ کس حق عبور از مسیر و تردد در میان تقاطع ها را ندارند. این ایده در محیط کسب و کار برای کاهش حواس پرتی کارایی بسیار زیادی دارد. من بر روی در اتاقم یک چراغ ترافیک کوچک نصب کرده ام. بر این اساس چراغ قرمز به معنای کار بر روی پروژه ای مهم و عدم تمایل برای ملاقات یا پاسخ به تماس تلفنی است. چراغ زرد به معنای ورود فقط در صورت بروز مسئله ای مهم است. چراغ سبز نیز به معنای آمادگی برای پذیرایی از هر کدام از اعضای شرکت خواهد بود. شاید این ایده در نگاه نخست بسیار ساده به نظر برسد، اما تاثیرگذاری قابل ملاحظه ای بر روی مدیریت زمان و کاهش المان های موجب حواس پرتی می شود. 

2.    طراحی برنامه کارها

طراحی برنامه ای از کارهای پیش روی در طول هفته یا ماه موجب نظم بیشتر در فعالیت های روزانه خواهد شد. این امر اهمیت بسیار زیادی برای مدیریت بهینه زمان و پرهیز از هرگونه اتلاف زمان دارد. برخی از اوقات کارآفرینان به دلیل عدم برنامه ریزی مشخص برای کارهای روزمره اقدام به برنامه ریزی در لحظه می کنند. این امر زمان بسیار زیادی از کارآفرینان می گیرد. همچنین موجب بروز مشکلات بسیار زیادی در زمینه حواس پرتی می شود. 

وقتی برنامه های برند برای کارهای روزمره به طور مشخص تعریف شود، کارمندان نیز امکان برنامه ریزی شخصی خواهند داشت بنابراین مهمترین نکته در زمینه مدیریت المان های موجب حواس  پرتی تلاش برای ترغیب تمام اعضای شرکت به سوی برنامه ریزی مناسب است. این امر بخش قابل ملاحظه ای از مشکلات کسب و کارها را حل و فصل خواهد کرد. 

3.    مرور کارها پیش از حضور در دفتر

هر فردی در سازمان دارای مسئولیت های مشخصی است. وقتی در مسیر خانه به دفتر کار هستید، مرور مهمترین اقدامات در طول روز ضروری خواهد بود. این امر موجب ایجاد آمادگی لازم در میان کارآفرینان می شود. گاهی اوقات افراد پس از حضور در محیط کار نسبت به اقدامات ضروری در طول روز فکر می کنند. این امر زمان بسیار زیادی از آنها خواهد گرفت. همچنین راه را برای تمام المان های پرت کننده حواس نیز باز خواهد کرد بنابراین کسب و کارها باید در تمام بخش ها نسبت به ترغیب کارمندان به سوی ارزیابی اولیه کارهای شان در مسیر خانه به دفتر کار فعال باشند. 

4.    اختصاص زمان مشخص برای حواس پرتی

حواس پرتی در طول روز اتفاق چندان بدی هم نیست. وقتی افراد در طول روز دچار حواس پرتی بسیار زیادی می شوند، نشانه ای برای خستگی مفرط پیش روی شان قرار می گیرد. البته این امر در مورد تمام خستگی ها صحت ندارد. بنابراین نباید به بهانه خستگی از زیر مسئولیت های مان شانه خالی کنیم. 

اختصاص زمان های مشخصی در طول روز برای استراحت، حتی در محیط کار، ضروری است. این امر امکان تجدید روحیه و انرژی برای ادامه روز را به همراه دارد. برخی از کارآفرینان کار پشت سر هم و طولانی را نوعی مزیت محسوب می کنند. این امر شاید در روزهای ابتدایی جذابیت و تاثیرگذاری بالایی داشته باشد، اما در طول مدت زمانی اندک بدل به کابوسی برای کارآفرینان خواهد شد. برنامه ریزی برای استراحت و بازیابی توان کاری دارای اهمیت بسیار زیادی است. در غیر این صورت کسب و کارها به طور مداوم با مشکلاتی در زمینه حواس پرتی کارمندان مواجه خواهند بود. این امر حتی در مورد کارآفرینان برجسته نیز مصداق دارد بنابراین فقط نباید به فکر اعضای شرکت بود. گاهی اوقات کارآفرینان باید به فکر خودشان نیز باشند. 

5.    تمرکز بر روی یک کار در زمان واحد.

تلاش برای مدیریت کارهای مختلف همیشه در میان کارآفرینان به چشم می خورد. این امر بخش قابل ملاحظه ای از زمان کارآفرینان را به خود اختصاص می دهد. شاید در نگاه نخست مدیریت چند پروژه به صورت همزمان ایده جذابی باشد، اما به زودی نقص های این امر نمایان خواهد شد. بسیاری از کارآفرینان در عمل توانایی مدیریت چند کار به صورت همزمان را ندارند. همچنین براساس تجربه بسیاری از پروژه های همزمان در نهایت با مشکل مواجه می شود بنابراین باید در هر ساعت از روز برای یک کار مشخص برنامه ریزی نماییم. در غیر این صورت حتی امکان مدیریت یک کار مشخص را نیز نخواهیم یافت. 

6.    تقسیم بندی کارها به گروه های مشخص

جارد آکیسون: موسسه WPForms

تقسیم بندی کارها برای تعیین میزان اهمیت و زمان موردنیاز هر کدام ضروری است. گاهی اوقات کارآفرینان به دلیل عدم ارزیابی دقیق یک مسئله دچار مشکلات بسیار زیادی می شوند. این امر شامل اختصاص زمان اندک برای مدیریت یک پروژه و ناتوانی برای تحویل آن در زمینه مقرر می شود بنابراین تقسیم بندی کارها براساس زمان موردنیاز هر معیار دیگری ضروری خواهد بود. در غیر این صورت دامنه وسیعی از مشکلات پیش روی برند قرار خواهد گرفت. 

اغلب افراد وقتی کارهای روزانه شان به شدت زیاد است، دست و پای شان را گم می کنند. تقسیم بندی کارهای روزانه امکان مشاهده حجم واقعی فعالیت ها را به همراه دارد بنابراین میزان نگرانی نسبت به ناتوانی برای مدیریت تمام کارها در طول روز به شدت کاهش خواهد یافت. این امر به طور مشخصی برای کارآفرینان سازمانی اهمیت دارد. کارآفرینان سازمانی به طور معمول برنامه های از پیش تعیین شده از سوی مدیریت سازمان دریافت می کنند بنابراین مهارت شان برای تقسیم بندی کارها نقش کلیدی در رسیدگی مناسب به تمام امور بازی خواهد کرد. 

7.    گوش دادن به موسیقی

گوش دادن به موسیقی نقش مهمی در حفظ تمرکز افراد دارد. بسیاری از مردم در طول روز به طور مداوم به موسیقی های مختلف گوش می دهند. بدون تردید موسیقی های دارای ریتم تند یا بیش از اندازه گوش خراش برای حفظ تمرکز مناسب نیستند بنابراین باید در زمینه انتخاب موسیقی ها به گزینه های مناسب توجه نماییم. در غیر این صورت همان اندک تمرکزمان نیز در طول روز از دست خواهد رفت.

 یکی از نکات مهم در زمینه پخش موسیقی تلاش برای کاهش مزاحمت برای دیگران است بنابراین استفاده از هندزفری به طور گسترده ای پیشنهاد می شود. اگر با همکاران حاضر در دفتر کار در مورد موسیقی مناسب توافق دارید، استفاده از اسپیکر نیز گزینه مناسبی خواهد بود. این امر امکان گفت وگو میان همکاران را نیز فراهم خواهد کرد. 

8.    پیگیری سبک زندگی سالم

زندگی سالم و تغذیه مناسب دارای اهمیت بسیار زیادی برای حفظ تمرکز در محیط کار است. بسیاری از افراد در محیط کار به طور مداوم درگیر حواس پرتی یا دیگر مشکلات مشابه هستند. یکی از مهمترین دلایل این مشکل مربوط به سبک زندگی ناسالم است. وقتی کارآفرینان تا نیمه شب مشغول کار هستند، زمان کافی برای استراحت نخواهند داشت بنابراین فردای آن روز دچار خواب آلودگی و انواع مشکلات در زمینه تمرکز خواهند شد. 

توجه به خواب مناسب برای تجدید قوا دارای اهمیت است. اگر این نکته مدنظر کارآفرینان قرار نگیرد، به مرور زمان توانایی های مختلف و کارایی شان کاهش پیدا خواهد کرد. این امر اغلب اوقات موجب بروز ناکارایی در بخش های مختلف شرکت می شود بنابراین کاهش زمان خواب برای کار بیشتر در عمل کیفیت را فدای کمیت کاری خواهد کرد. 

9.    گوشی تان را خاموش نمایید

گوشی همراه همیشه یکی از مهمترین منبع های حواس پرتی در شرکت هاست. درست به همین خاطر اغلب شرکت های بزرگ قوانین سختی در زمینه استفاده از گوشی همراه در ساعت های کاری وضع می کنند. وقتی گوشی همراه مان خاموش است، بخش قابل ملاحظه ای از دغدغه های فکری شان کاهش می یابد. تمایل برای گشت و گذار در شبکه های اجتماعی، علاوه بر حواس پرتی، موجب اتلاف وقت گسترده نیز می شود. این امر در عمل مشکلات بسیار زیادی برای کارآفرینان به همراه دارد. 

شاید در نگاه نخست تعیین محدودیت استفاده از گوشی همراه در شرکت ها ایده جذابی باشد. نکته مهم در این میان وضعیت کارآفرینان و مدیران ارشد شرکت هاست. این دسته از افراد به دلیل وضع قوانین مربوط به ممنوعیت استفاده از گوشی همراه در عمل خودشان را مقید به چنین امری نمی کنند. بنابراین در طول ساعت های کاری به طور مداوم به گوشی شان سر می زنند. اگر شما تماس های مهمی در طول روز دارید، باید آن را به تلفن ثابت اتاق تان منتقل نمایید. سپس گوشی تان را مانند سایر کارمندان خاموش نمایید. در غیر این صورت میزان تاثیرگذاری توصیه های تان به طور قابل ملاحظه ای کاهش خواهد یافت. این امر برای بسیاری از کارآفرینان مشکل آفرین شده است. 

10.    بخشی از روز را تعطیل نمایید

اغلب مردم تمام طول هفته را برای رسیدن به تعطیلات آخر هفته و تفریحات مختلف تحمل می کنند. این نکته باید در طول روز نیز مدنظر کارآفرینان قرار داشته باشد. اگر در بخشی از روز تمام کارها را به گوشه ای نهاده و اندکی استراحت نماییم، بخش قابل ملاحظه ای از مشکلات مان حل خواهد شد. این امر شامل قطع کامل اینترنت و حتی خاموش کردن چراغ های اتاق است. وقتی هیچ کاری پیش روی مان نباشد، امکان تجدید قوا و بازیابی تمرکزمان را خواهیم یافت. 

اشتباه برخی از افراد تلاش برای ادامه کار حتی با وجود حواس پرتی است. این امر اغلب اوقات کیفیت کار موردنظر را به شدت کاهش می دهد بنابراین شاید در عمل نیاز به انجام دوباره کارها داشته باشیم. تعطیلی بخشی از روز اگرچه نیاز به برنامه ریزی گسترده ای دارد، اما تاثیرگذاری مناسبی بر روی کیفیت کاری افراد خواهد داشت بنابراین باید زمان مشخصی از روز را به تعطیلی کامل تمام برنامه های برند اختصاص دهیم. 

11.    یافتن ریتم کاری

هر کارآفرینی دارای ریتم منحصر به فردی است. این امر از یک کارآفرین به کارآفرینی دیگر تفاوت دارد بنابراین بخش قابل ملاحظه ای از مشکلات کارآفرینان در زمینه تمرکز ناشی از ناآگاهی به ریتم کاری شان است. ساعت های مشخص کاری و وظایف از پیش تعریف شده برای اغلب مردم مشکل آفرین است. بنابراین باید اندکی شخصی سازی برنامه های کاری را در دستور کار قرار دهیم. در غیر این صورت به طور مداوم با مشکلات مربوط به عدم تمرکز دست و پنجه نرم خواهیم کرد. 

امروزه اغلب کارآفرینان بزرگ دارای برنامه منحصر به فردی برای کار روزانه هستند بنابراین این امر باید مدنظر سایر افراد حاضر در عرصه کسب و کار نیز قرار گیرد. اگر این امر به خوبی دنبال شود، کیفیت کاری افراد به طور قابل ملاحظه ای افزایش خواهد یافت. 

12.    استراحت های کوتاه در میان کارها

استراحت های کوتاه در میان کارهای روزمره اهمیت زیادی دارد. اغلب اوقات وقتی صحبت از استراحت های کوتاه می شود، کارآفرینان به یک یا دو ساعت وقفه در پروژه فکر می کنند. این امر با ماهیت اساسی استراحت های کوتاه در تضاد است. وقتی کسب و کارها در تلاش برای ایجاد استراحت های کوتاه برای کارمندان شان هستند، باید بازه های زمانی چند دقیقه ای را مدنظر قرار دهند. در غیر این صورت میزان استراحت روزانه در طور کار بیش از مدیریت پروژه ها خواهد بود. 

بسیاری از کارآفرینان پس از انجام هر کاری در طول روز اقدام به استراحت یک یا دو دقیقه ای می کنند. این امر نقش مهمی در بازیابی انرژی افراد بازی می کند. اگر این نکته به درستی مدنظر کارآفرینان قرار داشته باشد، دیگر خبری از خستگی های مداوم در محیط کاری نخواهد بود. 

منبع خبر: